Enjeu : Informatiser les inscriptions des nouveaux adhérents

Situation Initiale :

• Les adhérents remplissent un formulaire d'inscription de façon manuscrite
• Classement standard dans un classeur
• Nombre d'adhérents supérieur à 100

Solution proposée et mise en place :

• Création d’un formulaire Google Forms que les adhérents peuvent remplir directement sur tablette ou même téléphone ;?
• Reprise du formulaire d’origine comme modèle pour la retranscription des réponses ;?
• Création d’un lien offrant la possibilité d’intégration de ce formulaire dans le site internet (déjà existant) de l’association ;?
• Les visiteurs du site internet accèdent directement au formulaire afin procéder à leur pré-inscription ;?
• La personne en charge des inscriptions reçoit automatiquement par mail les formulaires remplis qui sont également stockés dans un dossier sur Google Drive (cloud) ;?
• Formation de l’utilisateur sur le fonctionnement du Google Drive, Google Forms et du plugin permettant la génération des fiches ;?
• Assistance ?

Avantages :

• Permet le stockage d'une grande quantité de fiches d'isncription sans manipulation informatique
• Les documents sont établis sur la base de modèles existants, donc aucun changement pour l'utilisateur
• Génération automatique de statistiques avec graphiques et d'un tableau excel (sans manipulation de l'utilisateur)

Enjeu : Faciliter la communication de l'équipe et le suivi du chantier

Situation Initiale :

• Rapport de la journée fait oralement par le chef d'équipe à son responsable

Solution proposée et mise en place :

• Création d’un formulaire Google Forms que le chef d'équipe remplit en fin de journée sur sa tablette ou téléphone
• Formation de l’utilisateur sur le fonctionnement du formulaire
• Système établit sur le même principe que l'exemple précédent
• Assistance ?

Avantages :

• Le responsable reçoit quotidiennement par email l'avancement de son/ses équipe(s) sur le/les chantier(s)
• Génération automatique d'un tableau excel et de statistiques (ex : graphique répartition entre la quantité de cloisons ou de plancher posés, répartition entre les communes sur lesquelles sont les chantiers, etc ...)